Produktivitätsmethoden Schreibtisch

Selbstmanagement – Übersicht über Produktivitätsmethoden

Sich selbst zu organisieren – dem einen fällt es leichter, dem anderen schwerer. Wenn du einfach nur alles auf dich zukommen lässt, wobei sich einer an mehr und ein anderer weniger gut an alles erinnern kann, dann bist du nicht organisiert und vor allem nicht produktiv. Aber wie kannst du duch selbst besser organisieren und produktiver werden? Mithilfe von Produktivitätsmethoden. Ich möchte heute mal einen groben Überblick darüber geben, was es an Produktivitätsmethoden gibt und was sie auszeichnet.

Unterschiedliche Methoden funktionieren natürlich auch mit unterschiedlichen Ansätzen. Jeder bevorzugt dabei andere Vorgehensweisen, die ihm mehr liegen. Grundsätzlich lassen sich dabei drei Ansätze für die genannten Methoden unterscheiden

Visuell
Wer lieber Übersichtskarten und Zeichnungen mag, als schriftliche Beschreibungen, fühlt sich hier besonders wohl.

Haptisch
Wenn du gerne mit physisch anfassbaren Dingen arbeitest, Post-Its oder Karteikarten, oder wenn du gerne Dinge aufschreibst und durchstreichst, dann ist das wohl die richtige Methode für dich.

Abstrakt
Du kommst besser ohne physische oder visuelle Reize klar? Dann sind abstrakte Methode vermutlich das richtige für dich.

Jetzt aber auch endlich zu den Methoden selbst. Lies sie dir durch und markiere, welche dir am meisten zusagen. Sind es mehrere, solltest du dich noch eingehender mit den Methoden beschäftigen, bevor du eine wählst. Solltest du dann aber doch nicht damit klar kommen, zögere auch nicht, auf eine andere Methode zu wechseln. Auch wenn du nur einzelne Bestandteile nicht gut findest und damit nicht klar kommst, kannst du diese natürlich jederzeit anpassen. Produktivitätsmethoden sollen dir helfen, produktiver zu werden. Das funktioniert vor allem dann gut, wenn du auch gut mit dem System klar kommst. Also zögere nicht, etwas zu verändern. Suche die für dich beste Methode und passe sie auf deine individuellen Bedürfnisse an. Jetzt aber wirklich zu den Methoden.

Action-Methode

Typ: Abstrakt
Diese Methode soll vor allem dann helfen, wenn es darum geht, aus der kreativen, schaffenden Phase in die aktive, umsetzende Phase in einem Projekt überzugehen. Dabei wird der gesamte Output, z. B. aus einem Brainstorming, in drei Kategorien aufgeteilt: Action Items, Backburner Items und Reference Items
Action Items sind dabei alle Aufgaben, die ausgeführt werden können und das Projekt letztlich abschließen.

Backburner Items sind interessante Ideen, die aber nicht direkt zum Abschluss des Projektes beitragen.

Reference Items sind Dinge wie Quellen und Informationen, die für den Abschluss des Projektes benötigt werden.

Die Methode sorgt dafür, dass alles berücksichtigt und nichts einfach gestrichen wird. So kann man später auf die einmal gefundenen Ideen zurückgreifen, auch wenn diese zunächst nicht direkt für die Umsetzung des Projektes benötigt wurden.

Agile Results

Typ: Abstrakt
Das System der Agile Results ist vor allem geeignet, um zielorientiert komplexere Projekte zu bewältigen. Es verknüpft deine täglichen Aufgaben mit einem größeren Ziel (deinem Projekt). Die Besonderheit ist dabei, dass du nicht nur nach vorne schaust und eine Aufgabe nach der nächsten erledigst, sondern dass du dir auch bewusst Zeit nimmst, um nach hinten zu schauen und bereits bewältigte Aufgaben noch mal Revue passieren lässt.

Um mit Agile Results zu beginnen, musst du zunächst jeweils drei Ziele festlegen. Für das aktuelle Jahr, für den aktuellen Monat, für die aktuelle Woche und für den aktuellen Tag. Die Aufgaben sollte dabei natürlich so gewählt werden, dass die Aufgaben des Tages zu denen der Woche passen, diese wiederum zu denen des Monats, die wiederum zu denen des Jahres passen. Nach jedem abgeschlossenen Zeitabschnitt lässt du Revue passieren, ob und wie die gesetzten Aufgaben erledigt worden sind und was du hättest besser oder anders machen können. Anschließend berücksichtigst du diese Erkenntnisse in deiner neuen Planung für den nächsten Zeitraum.

Auch wenn mal nicht alles nach Plan läuft, hast du mit Agile Results die Möglichkeit, zu identifizieren, was das Problem war und wie du in Zukunft besser darauf reagieren kannst. Das System arbeitet an dieser stelle eben agil und flexibel.

Biological Prime Time

Typ: Abstrakt und Visuell
Wenn du gerne alles mögliche trackst und dich selbst optimieren willst, ist diese Methode vermutlich bestens für dich geeignet. Es dauert aber vermutlich auch eine Weile, bis du sie effektiv nutzen kannst. Die Idee hinter dieser Methode ist es, dass du deinen Energielevel, deine Motivation und deinen Fokus trackst, um herauszufinden, wann und unter welchem Umständen du am produktivsten arbeiten kannst. Da es aber eine Vielzahl von Variablen zu beachten gibt, musst du erst mal eine Weile rumprobieren. Tageszeiten, Arbeitsumfeld, Essen, Trinken (Koffein). Das alles kann Einfluss auf deine Produktivität haben und sollte untersucht werden. Aber natürlich ist diese Liste nicht vollständig. Wenn du aber die besten Faktoren für dich gefunden hast, wird dir das einen unglaublichen Produktivitäts-Boost verschaffen.

Eat that frog!

Typ: Abstrakt
Eat that frog ist vor allem dann gut, wenn du dazu tendierst, Dinge zu lange aufzuschieben und zu prokrastinieren. Das Vorgehen ist relativ simpel: Erledige die Dinge zuerst, auf die du am wenigsten Lust hast. Je angenehmer die Aufgaben, desto weiter hinten landen sie in deiner To-Do-Liste. Das führt dazu, dass du die unangenehmen Dinge schnell abarbeiten willst, um endlich zu den angenehmen Dingen zu kommen. Wenn das mal nicht deine Produktivität steigert.

Eisenhower-Matrix

Typ: Visuell
Die Einsenhower-Matrix hilft dir, Aufgaben anhand ihrer Prioritäten zu kategorisieren. Im Ergebnis weißt du, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und abgearbeitet werden müssen und welche Aufgaben unwichtig sind.
Bei der Eisenhower-Methode werden alle Aufgaben in eine 2×2-Matrix aufgeteilt. Die X-Achse steht dabei für die Dringlichkeit, also nicht dringend oder dringend. Die Y-Achse steht für die Wichtigkeit, also unwichtig oder wichtig.
Folglich hast du vier Quadranten, in die deine Aufgaben einzuordnen sind. Mit der Einordnung in die Quadranten weißt du auch sofort, wie mit den Aufgaben umzugehen ist:
1. Wichtig, aber nicht dringend: Entscheide, wann du es erledigst.
2. Nicht wichtig aber dringend: Erledige es später.
3. nicht wichtig und nicht dringend: Lass es jemand anderen erledigen (delegiere es).
4. Wichtig und dringend: Erledige es sofort.

Don’t Break the Chain

Typ: Visuell
Diese Methode eignet sich dann hervorragend, wenn du Gewohnheiten in deinen Alltag integrieren möchtest. Jeden Tag, an dem du deine neue Gewohnheit in die Tat umsetzt, streichst du in einem Kalender entsprechend an. So hast du sehr schnell eine Reihe von angestrichenen Tagen, die du natürlich auf keinen Fall unterbrechen willst. Der Druck soll dir helfen, bei der Sache zu bleiben. Für neue Gewohnheiten gilt ja meistens, dass diese nach etwa 30 Tagen konsequenten Umsetzens Einzug in den Alltag gefunden haben. Dein Kalender erinnert dich zur Not daran.

Getting Things Done

Typ: Abstrakt, Visuell und Haptisch
Getting Things Done, oder kurz GTD, ist eine der bekanntesten Produktivitätmethoden. David Allen ist ihr Begründer. Durch sein gleichnamiges Buch ist sie weltweit bekannt geworden. Sie eignet sich vor allem, um die vielen verschiedenen Ideen, die du hast, zu strukturieren und festzuhalten. Die Idee ist, alles was dir an Aufgaben einfällt, sofort niederzuschreiben. Dann werden ein- oder mehrmals eine niedergeschriebenen Dinge sortiert und in passende Kategorien gepackt. Dinge, die innerhalb kürzester Zeit und sofort erledigt werden können, werden auch sofort erledigt. Komplexere Aufgaben werden ggf. noch in ausführbare Schritte unterteilt. Eine zusätzliche Markierung zum Umfeld der Umsetzung (am Telefon, am PC, Zuhause, etc.) soll dir helfen, unterschiedliche Aufgaben in einem größeren Block abzuarbeiten.

Das System lebt zum einen auf jeden Fall davon, alles sofort auszuspeichern, damit man den Kopf für andere Dinge frei hat. Zum anderen ist es essentiell, regelmäßig, täglich und im Gröberen noch mal wöchentlich, die ausgespeicherten Aufgaben durchzusehen und zu bearbeiten.

Verloren gehen sollte so auf jeden Fall nichts mehr.

Personal Kanban

Typ: Visuell und Haptisch
Personal Kanban ist super, wenn du dazu tendierst, ständig unglaublich viele  unterschiedliche Projekte anzufangen aber unglaublich schlecht darin bist, diese auch zu beenden. Es ist ein sehr einfacher System, bei dem du deine Projekte und die einzelnen To-Dos in drei Kategorien aufteilst: To-Do (Offen), Doing (Begonnen) und Done (Abgeschlossen). Die ersten beiden Kategorien bekommen, z. B. auf einer Tafel oder an einer Wand, einen begrenzten Platz. So siehst du schnell, wenn du bereits eine Menge Aufgaben angefangen aber noch nicht beendet hast. Der begrenzte Platz zwingt dich förmlich, erst mal Aufgaben abzuschließen, bevor du neue starten kannst. Außerdem hast du einen super Überblick über alles, was gerade an Aufgaben ansteht.

Pomodoro-Technik

Typ: Abstrakt
Die Pomodoro-Technik fällt eigentlich mehr in die Kategorie des Zeitmanagement. Aber das das steigert ja die Produktivität. Sie ist besonders dann geeignet, wenn du dich leicht ablenken lässt und mehr Fokussierung auf eine Aufgabe benötigst. Du arbeitest bei der Pomodoro-Technik einfach mit 25-Minuten-Zeitfenstern, die du ganz und gar deiner Aufgabe widmest. Sind die 25 Minuten um, hast du 5 Minuten als „Belohnung“ für eine sonst eher unsinnige Tätigkeit wie Facebook oder ähnliches. Nach den 5 Minuten Pause geht es wieder für 25 Minuten an deine Aufgabe. Nach insgesamt 1:55 Std. bzw. 4 Arbeitsblöcken kommt dann eine größere Pause für eine halbe Stunde. So stellst du sicher, dass du nicht ausbrennst. Aber natürlich kannst du die Zeiten auch anders einteilen, wenn du damit besser klar kommst. Vielleicht sind 25 Minuten nicht genug und du fühlst dich unterbrochen? Dann versuche es z. B. mit 45 Minuten Arbeit und 10 Minuten Pause.

MoSCoW-Priorisierung

Typ: Abstrakt und Visuell
Die MoSCoW-Priorisierung ist vor allem eine Methode um Aufgaben richtig einzuordnen und die wichtigen Dinge zuerst zu erledigen.
MoSCoW steht für:
M – MUST
S – SHOULD
C – COULD
W – WON’T
Ein MUST ist z. B. das Zahlen der Miete. Also etwas, das auf jeden Fall getan werden muss, egal was kommt. In die Kategorie SHOULD kommen Dinge, die zwar wichtig sind, aber nicht super dringend erledigt werden müssen. Sie können also ggf. auch ein wenig geschoben werden, wenn andere Dinge wichtiger (MUST) sind. Bei COULD handelt es sich um Dinge, die man vielleicht gerne tun würde, die im Moment aber eher unpassend sind. Sie können später umgesetzt werden. WON’T sind Dinge, die immer wieder auf deiner Taskliste rumgeistern, aber eigentlich nie umgesetzt werden. Eigentlich ist der Aufwand zu hoch und der Output zu gering.

SMART-Methode

Typ: Abstrakt
Die SMART-Methode eignet sich bei großen Projekt, wenn diese noch in der Startphase sind. Sie ermöglicht eine strategische Überlegung, bevor mit einzelnen Aufgaben begonnen wird. Im Grunde werden abstrakte Ideen analysiert und mit konkreten und ausführbaren Schritten versehen. SMART ist ein Akronym für folgendes:
S – Specific (Spezifisch)
M – Measurable (Messbar)
A – Archievable (Erreichbar)
R – Realistic (Realistisch)
T – Timely (Termingerecht)
In der SMART-Methode gilt es quasi Fragen zu einem Projekt zu beantworten und niederzuschreiben. Mit den beantworteten Fragen kann das Projekt dann strukturiert und mit konkreten Schritten angegangen werden. Die Fragen zu den einzelnen Kategorien stellen sich so:

Specific – Um was geht es in dem Projekt? Was ist das Ziel und vor allem: Was soll erreicht werden. Es muss präzise formuliert werden.

Measurable – Die Ziele müssen messbar sein. Was genau sind die Messgrößen und wie sind diese exakt definiert?

Archievable – Wer führt welche Aktion aus? Wie sind diese erreichbar? Hier kannst du dir zudem auch Gedanken machen, ob es vielleicht Externe gibt, die die Ausführung besser und effizienter können, als du selbst.

Realistic – Welche Hürden gibt es? Kann die Umsetzung überhaupt erfolgen? Es gilt sich Gedanken über jedwede Unwegsamkeiten zu machen.

Timely – Was sind die Deadlines? Wann muss was fertig sein, damit alles passt? Gedanken zu allen zeitlichen Abfolgen und Meilensteinen sollen in diesem Abschnitt erfolgen. Plane hier auf jeden Fall realistisch, nicht mit zu wenig aber auch nicht mit zu viel Zeit.

Die SMART-Methode eignet sich auf jeden Fall für größere Projekte und komplexe Sachverhalte. Sie fasst die Analyse in ausführbare, nachvollziehbare und hinreichende Schritte zusammen. Für die alltägliche Selbstorganisation ist diese Methode zwar nicht geeignet, jedoch kann sie in unterschiedliche Situationen immer wieder unglaublich nützlich sein. Behalte sie auf jeden Fall im Hinterkopf!

Timeboxing

Typ: Visuell und Abstrakt
Timeboxing bietet sich vor allem dann an, wenn dich kleine Aufgaben und Unterbrechungen immer wieder von der Arbeit abhalten, so dass du Probleme hast, deine eigentlichen Ziele zu erreichen. Auch diese Methode ist dabei relativ simpel. Teile deinen Tag in deinem Kalender einfach in Blöcke auf, die jeweils für verschiedene Aufgaben vorgesehen sind. In diesen Blöcken widmest du dich dann der jeweiligen Aufgabe. Das sollte nun leichter fallen, da der Block übersichtlich ist und du danach in einem anderen Block wieder andere Aufgaben angehst. Plane dabei auch reine Konsum-Blöcke für Instagram, Facebook, Netflix oder was auch immer ein.

To-Done-Listen und To-Don’t-Listen

Typ: Abstrakt
Dieses Prinzip bietet sich an, wenn du dich gerne darüber verlierst, wieviel du eigentlich nicht geschafft hast. Es wandelt die klassische To-Do-Liste so ab, dass der Fokus auf dem liegt, was du erreicht hast.

Du schreibst dabei auf deine To-Done-Liste all das, was du den Tag über erreicht und geschafft hast. Am Abend nimmst du dir ein wenig Zeit, um zu sehen, was du eigentlich alles geschafft hast. Wenn du auch kleinere Dinge in deine Liste mit aufnimmst, kann das durchaus wesentlich mehr sein, als du vielleicht vermutet hättest. Falls du dann aber immer noch ablenkende und vor allem unproduktive Dinge auf deiner Liste hast, versuche sie mit einer To-Don’t-Liste zu ergänzen.

In deine To-Don’t-Liste nimmst du all das auf, was du nicht tun, sondern auf jeden Fall vermeiden willst. Klar weißt du, was du eigentlich nicht tun solltest. Aber diese Zusammenfassung ist eine super Erinnerung, die du dir (mehrmals) täglich zu Gemüte führen kannst. Das lässt die schlechten Dinge besser in den Fokus rücken und es erinnert dich stärker daran, sie sein zu lassen.

Schlussworte

Ich hoffe, diese Zusammenfassung konnte dir helfen, eine für dich und deine Situation sinnvolle Produktivitätsmethode zu finden. Sicher kannst du nicht jede einzelne Methode gebrauchen. Aber wenn eine sinnvoll klingt, probiere sie doch einfach aus. Bleibe einige Tage oder am besten einen Monat am Ball. Dann kannst du wirklich beurteilen, ob diese Methode etwas für dich ist. Und wer weiß? Vielleicht kommst du ja sogar mit einer Methode super zurecht, bei der der zunächst noch skeptisch warst?

Auf zu einer neuen und vor allem produktiven Arbeit!

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